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招标代理机构如何应对电子化时代的挑战

  • 来源: 招标采购管理
  • 时间:2018-05-09

  招标投标电子化时代已经到来,作为招标投标活动主体之一的招标代理机构应如何在行业新事物、新变化面前调整发展方向并有所作为呢?本文根据招标投标有关法律法规,进一步阐述电子招标投标程序与传统招标投标程序的差异,通过分析电子招标投标的优势和问题,阐述其对招标代理机构的影响,并为招标代理机构今后的发展提供一些建议。

  一、电子化招标投标程序与传统招标投标程序的差异

  《电子招标投标办法》第二条规定,“电子招标投标活动是指以数据电文形式,依托电子招标投标系统完成的全部或者部分招标投标交易、公共服务和行政监督活动”。电子招标投标活动在程序上多数仍与传统招标投标方式相同,但采用新的技术手段也相应引起了一些变化。

  (一)所有投标人是否应当准时在线参加开标的不同规定

  由于投标文件的解密步骤必须由投标人自己完成,因此《电子招标投标办法》第二十九条指出“所有投标人均应当准时在线参加开标”。且通过《电子招标投标系统技术规范》进一步要求系统应提供参加开标的代表通过网络远程办理开标签名报到的功能。

  但《招标投标法》第三十五条规定“开标由招标人主持,邀请所有投标人参加”,即在传统招标投标程序中,是否参加开标是投标人的权利,就算不参加也不影响其投标有效性,只是由于不在场视为自动放弃了对开标过程提出异议的权力。

  (二)撤销投标文件及撤回投标文件定义的不同

  《电子招标投标办法》第三十一条规定了投标文件未解密的不同情形和处理原则,即“因投标人原因造成投标文件未解密的,视为撤销其投标文件;因投标人之外的原因造成投标文件未解密的,视为撤回其投标文件……”

  而《招标投标法实施条例》第三十五条指出“投标人撤回已提交的投标文件,应当在投标截止时间前书面通知招标人”,“投标截止后投标人撤销投标文件的,招标人可以不退还投标保证金”,即以投标截止时间作为分辨撤销及撤回的依据。而电子招标投标活动则是以是否为投标人原因作为分辨撤销及撤回的依据。

  在电子招标投标过程中,投标人可能因网络阻塞、断电等非投标人自身原因导致投标文件不能解密,这种情况根据上述《电子招标投标办法》第三十一条规定视为撤回其投标文件,即相当于传统招标投标中投标文件递交截止时间前投标人声明不参与投标,投标保证金将不会被没收。

  (三)《电子招标投标办法》规定数据电文签约合同和公布履约情况

  《电子招标投标办法》第三十六条规定:“招标人应当通过电子招标投标交易平台,以数据电文形式与中标人签订合同”。这与传统招标投标合同签订方式相比,意味着合同从签订开始就能受到行政主管部门的有力监督,大大减少了“阴阳合同”的产生。

  《电子招标投标办法》第三十七条规定:“鼓励招标人、中标人等相关主体及时通过电子招标投标交易平台递交和公布中标合同履行情况的信息”。“鼓励”二字说明这是非强制性的,但却是被倡导的,一旦兑现将形成合同全过程监督。

  (四)《电子招标投标办法》规定投标人信息接受公众监督,防止作假

  《电子招标投标办法》第四十二条规定:“各级人民政府有关部门应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定,在本部门网站及时公布并允许下载下列信息:……(二)取得相关工程、服务资质证书或货物生产、经营许可证的单位名称、营业范围及年检情况;(三)取得有关职称、职业资格的从业人员的姓名、电子证书编号……(五)依法公开的工商、税务、海关、金融等相关信息”。以上内容正是对公开、公平、公正及诚信原则的具体化。供应商伪造变造资格证明将变得更加困难,而招标人以不合理条件排斥潜在投标人也将变得困难。

  二、《电子招标投标办法》对招标代理机构的影响

  (一)电子招标投标的优势

  第一,传统纸质招标投标有以下缺点:纸张消耗量大,不符合低碳环保。推行电子招标投标不仅节省当地资源,节约投标单位的资金,也大大减轻招标代理机构的工作量,提高其工作效率。

  第二,《招标投标法实施条例》第五条规定:“国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标”。之所以鼓励推行电子招标投标,在于其可以利用先进的技术手段有效防止弄虚作假、暗箱操作、串通投标围标等行为的频频发生。同时,整个招标投标过程都在网上进行,可方便有关人员直观地查看进展,及时发现并解决招标投标过程中的各种问题,有效控制风险,有利于对招标投标实施全过程监控,及时准确地掌握全程信息。也可以通过电子招标投标交易平台完成对招标代理机构的动态监督管理,一定程度上减少了招标代理机构的时间和经济成本。

  第三,通过规范化的操作流程及固定的信息渠道,能够保证最快且公平的到达所有信息接收人,减少了人为失误,也减少了线下繁杂的文件传递、信息沟通等问题,提高了招标代理机构的工作效率。

  (二)电子招标投标实施过程中可能存在的问题

  1.招标投标交易场所与监督部门藕断丝连

  根据《招标投标法实施条例》第五条规定:“招标投标交易场所不得与行政监督部门存在隶属关系,不得以营利为目的”。然而在现实中,各地有形市场绝大多数隶属于地方政府。允许各地招标投标交易场所建设运营电子招标投标交易平台,事实上就是默认了行政监督部门“进场”,由此造成了政府监督与运营角色的重叠。

  2.技术局限、法律不完善和配套规章缺位

  首先,电子招标投标存在如下的技术局限:

  (1)电子招标投标的技术条件对于使用通用技术条件的招标项目以及适用低价中标的招标项目来说十分便捷,但对于一些方案复杂、技术含量高、需要采用综合评价法才能达到招标目的的招标项目而言,电子招标投标就显得力不从心。

  (2)自行开发电子招标投标系统和维护成本比较高。电子招标投标系统建设费用、后期维护费用及相关配套设施的投入较大、成本高,是招标代理机构推行电子招标投标的首要考虑因素。

  (3)目前市场上的各种电子软件五花八门、参差不齐,在具体实施时常会出现易出错、难管理、费时费力等现象。

  以上技术局限可望在运营中逐步解决,但技术至上论是错误的,它并不能解决所有问题。比如电子招标投标对数据的安全性、公正性、保密性要求较高,倘若行政部门缺乏严谨的监管机制,即使电子招标投标技术再强大,也依然是漏洞百出,无法真正遏制各种违法违规行为的发生。

  其次,电子招标投标在相关配套法律法规方面也不完善,如出现网络瘫痪、黑客攻击等突发事件,致使投标人在到达投标截止时间前仍无法登陆平台是否可以重新组织招标?再比如一些特殊的货物招标是否需要提供样品?投标人需要到达开标现场,运营商是否应为投标人提供可以登陆平台的便利设施?这些问题仍需进一步研究解决。

  (三)电子招标投标对招标代理机构的挑战和机遇

  《电子招标投标办法》第三条定义了交易平台、公共服务平台和行政监督平台的职能,三大平台组成一个有机整体,共同建造一个全新的商业环境。在招标投标行业升级的过程中,交易平台的价值在于成熟的应用系统、丰富的配套资源、完善的服务能力和低廉的进入成本,其可以帮助招标代理机构实现用户资源、业务经验及运营能力的无缝对接,使招标代理机构可以专注于主营业务,而无需担忧非专业性问题。当然,招标代理机构也可以在交易平台上搭建自己的项目管理系统。与自行建立电子招标投标体系而言,此举无疑是大大降低了风险和成本,节约时间又提高效率。

  招标代理业务按深度可分为三个层次:

  一是程序性服务。招标代理机构遵循国际规则、惯例和国内法律、法规和规章制度,严格按规定为客户提供服务,即通常认为的提供流程化操作、程序性服务,如发布招标公告(资格预审公告)、发售招标文件(资格预审文件)、组织现场踏勘、组织标前会、开标、组织评标等。

  二是专业型服务。招标代理机构在完成前述程序性服务的基础上,进入客户的采购执行流程,为客户提供个性化的招标服务,包括前期策划、潜在投标人分析、招标文件(包括技术标书)编制、协助签订合同、合同履行跟踪、中标人评估等专业服务。能够提供这类服务的招标代理机构,对于招标人来说,其价值相当于一个采购外包服务提供商。

  三是顾问式服务。招标代理机构进入招标人的采购管理流程,为客户定制专业服务方案、提供采购方案策划、招标管控模式和制度体系梳理等管理咨询顾问服务。

  若是采用传统招标投标方式,国内绝大部分招标代理机构业务人员的主要精力都耗费在低层次的服务上。采用电子招标投标方式后,招标代理机构可以从这些繁重的事务性工作中逐步解放出来,向高层次的服务提升发展,进而推动行业的整体升级。

  以管理顾问形式为客户提供招标投标领域的专业管理咨询服务是招标服务的最高境界,此时招标代理机构已经成为客户的采购管理顾问和成本管理专家,帮助客户优化招标采购的管理体系,获取更高价值含量的服务补偿。

  提供顾问式服务要求招标代理机构不但要精通招标业务,还要熟悉成本管理、价值链管理、供应链管理等理论和实务。这对招标代理机构来说,这是一次转型升级、重新创业的发展机遇,同时也是挑战。招标投标的电子化对招标代理机构的信息化管理水平、职工的综合素质提出了更高要求,一定程度上也会增加招标代理机构的教育培训和试错成本。

  三、在电子化时代,招标代理机构应未雨绸缪

  在电子商务时代,任何对互联网的漠视都不是理性的,重视电子招标投标并及时调整自我发展战略将有利于招标代理机构在新一轮竞争大潮中抢夺先机。

  招标代理行业未来发展离不开电子招标投标,工作中的方方面面也将逐渐趋向电子化,如网上购买标书、网上招标投标、网上评标,网上为客户提供咨询服务等,让客户(包括招标人和投标人)感到方便、快捷、高效、专业。只有在服务方面不断改进和完善,才能提升自身竞争力,而提高服务质量,未来将有很多方面要依托于网络系统的发展。

  《电子招标投标办法》第十六条规定:“招标人或者其委托的招标代理机构应当在其使用的电子招标投标交易平台注册登记,选择使用除招标人或招标代理机构之外第三方运营的电子招标投标交易平台的,还应当与电子招标投标交易平台运营机构签订使用合同,明确服务内容、服务质量、服务费用等权利和义务,并对服务过程中相关信息的产权归属、保密责任、存档等依法作出约定”。

  首先,招标代理机构要加快信息化进程,需及早选用成熟度较高、风险较小的交易平台,着手进行运营模式的转换,一方面积极吸收外部成熟经验和产品,另一方面大力加强内部建设,直接运营并二次开发,积累经验,为下一步的发展奠定基础,这样后期开发运营成本将大幅度减少。

  其次,电子化平台应建立起统一的诚信管理体系,这将进一步鼓励招标代理机构诚信自律、守法经营,但同时也督促招标代理机构在工作中必须做到每一步都严谨无误。

  再次,招标代理机构应着眼未来,保持差异化竞争优势,而不是局限于简单的程序性操作。采用专业的管理咨询服务模式,大力培养高素质人才,加强自身能力建设。一是按照《电子招标投标办法》规定,加强学习、强化培训、熟悉要求,并逐步建立健全电子化运作的操作规程和管理办法;二是加强对新趋势及新模式的研究,力争用最便捷最科学的运营模式,顺应行业发展趋势,实现创新发展;三是不断提升招标代理机构提供专业服务的能力,加大对日常工作的规范和标准化运作,适应电子化的发展模式;四是加强行业专家资源建设,提升招标投标管理人员专业素质,以优质服务赢得广大客户的信赖和支持。

  总之,对于招标投标行业来说,电子化将为整个行业带来一场划时代的变革,将催生一个全新的招标投标市场环境,招标代理机构应抓住这次前所未有的发展契机,调整战略积极转型,如此才能在竞争激烈的市场大浪潮中立于不败之地。

  作者:杨佩旋(国义招标股份有限公司)

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