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电子招投标系统建设的重点和未来趋势

  • 来源: 《招标采购管理》
  • 时间:2016-12-21

  计算机与网络技术的不断发展,推动了社会各行业信息化的步伐。时至今日,电子政务、电子商务已经非常普及,云计算、大数据、工业4.0、“互联网+”等发展理念也逐步深入人心,如何将传统行业与互联网科技有效结合起来,产生1+1>2的效果,不仅是每一个管理者需要认真考虑的问题,更是整个行业未来发展的趋势。

  一、电子招投标系统的优势

  电子招投标与传统招投标到底有何异同,又有何优势呢?其实,电子招投标系统建设的核心就是要解决管理模式与技术手段的相互融合问题,恢复招标投标活动应有的经济属性和潜在价值,其优势主要体现在以下五个方面:

  1.大幅度提高了工作效率。将业务运用、流程审批、财务报销、外围管理等功能统一集成到一个系统。把业务人员的时间和精力从烦琐的事务性工作中彻底解放出来,使其更关注于最需要智慧和专业经验的工作,进而不断提高效率、提升服务水平。同时,在技术上,信息化应用最大限度地降低了人为干预风险,实现了招投标全流程覆盖,满足了招投标业务标准化、规范化、专业化的经济本质要求。

  2.实现了对投标人库、专家库的动态管理。对每一个参与投标的潜在投标人和专家,都可以实行入库验证管理,大大提高了信息的准确性和可信度。结合系统考评功能,对每个参与项目的投标人和专家,系统都会客观、公正地如实记录和动态评估。

  3.实现了数据信息共享和高效利用。电子招投标系统可以和其他外部平台,比如与招投标公共服务平台进行对接,将各系统相关数据进行实时传输,形成了数据资源共享,避免信息盲区。同时,电子招投标系统的标准化接口设计也实现了与其他业务系统,比如造价系统、合同管理系统、OA系统等的深度融合和一体开发。推进了企业内部各业务板块间,业务工作方式的深刻转变和管理效率的大幅提升。

  4.有效促进了节能减排、节资降耗和绿色采购,推动了技术服务结构的转型和队伍职业素质的提升。比如,电子支付功能的运用,外地的投标人坐在家里点击鼠标就能完成投标报名、购买招标文件、支付保证金等工作。与传统到现场购买标书相比,不仅省了时间、节约了成本,更免去了外地投标人旅途的舟车劳顿。

  5.为预防腐败提供了新的途径。招标不是解决腐败问题的根本办法,但可以通过技术手段来弥补制度预防的不足,使技术预防与制度预防能够有机地结合在一起。比如,借助数字证书认证系统和大数据联网运用,可以对供应商资质、业绩进行事前认证和确定,从技术和管理上彻底排除投标人资质、业绩造假等问题。

  互联网已经深刻地改变了人们的工作方式和生活方式,已然成为一种新业态。

  二、电子招投标系统建设的关注重点

  招投标信息化系统建设解决了长期困扰企业的管理流程标准化、过程审批规范化、质量控制动态化、绩效考核网络化和业务操作效率化等一系列技术难题。但电子招投标系统建设确实是一项综合性很强的工作,既富有开创性更具有挑战性,既需要坚持不懈的探索与创新,更需要未雨绸缪的规划与投入。当前越来越多的企业、机构认识到了电子招投标的重要性和必要性,花大力气投巨资搞信息化系统建设,本人也曾参与过单位信息化的建设,收获了一些经验,也总结了不少教训。

  1.电子招投标系统建设项目必须是“一把手”工程。在建设电子招投标的过程中往往会遇到各种各样、千奇百怪的问题。其中感触最深的就是要上下一心,形成建设合力,改变已经习惯的作业方式,重新适应、学习、使用新的操作系统,在这个过程中必然有部分人害怕、不愿意甚至反对改变。这个时候只有高层领导的重视和亲力亲为才能使企业各个层级互相理解、积极参与,才能上行下效使员工对新事物抱有热情和信心,为系统建设打好群众基础。

  2.总体规划是前提。信息化建设投入很大,一次性投入大量的资金对企业来说是个沉重的负担。在企业信息化建设过程中,必须要先搭建总体框架,再分步实施。同时还要坚持“统一标准、互联互通”原则,实施一个信息系统要考虑下一个信息系统的应用,留好接口。下一个信息系统的建设也必须基于上一个信息系统的编码原则和技术规范。同时,信息安全无小事,随着市场环境的变化,投标人谋求中标的意愿越来越强烈,甚至不择手段。一些人通过系统安全漏洞和病毒攻击来提前获取非法信息,这对于程序、时间要求都非常严格的招标投标工作来讲,是无法承受的风险,是需要承担法律责任的。因此,在系统规划阶段就需要未雨绸缪、提前预判,早做准备。

  3.全员参与是关键。电子招投标系统建设不只是一个技术问题,更是一个管理问题。它需要公司领导层的高度重视和积极参与,更需要全体员工的集体智慧和通力协作。现在很多单位的信息化系统建设只是信息部门的工作,这样做出来的系统往往也是上下脱节、左右移位,无法真正满足现实需求。因此,应合理调配企业内部资源,让业务人员、管理人员真正参与到信息化系统建设中去,将业务与管理、制度与流程、标准与效率深度融合到系统中来。明确项目目标、组建项目小组、规定决策机构、畅通沟通渠道、避免重复建设,才能确保系统合理合规并满足需求,产生事倍功半的效果。

  4.制度支持是基础。任何信息化系统都是建立在自身的制度基础上的,虽然不同单位的招投标系统都不尽相同,但基本要求是一致的。从法律效力上分,招投标制度可以分为四个层次:第一层次是全国人大颁布的《招标投标法》;第二层次是国务院颁布的招标投标行政法规;第三层次是有立法权的地方人大制定的招标投标地方性法规和有关部委制定的规章;第四层次就是各单位自身制定的招标投标管理制度。前三个层次的规定一般都只能遵照执行,难以突破,但第四层次的企业管理制度就能够完全体现出本单位的自身特点和专业优势。完善电子招投标系统需要改变企业原有的管理规则,建立新的面向招投标的业务流程,这些新的规则包括:业务流程规则、系统管理规则、系统维护规则等。没有管理规则与制度的创新,电子招投标系统就不可能很好地运行起来,也不可能充分发挥其应有作用。

  5.必要时可以引入专业信息咨询公司。闻道有先后,术业有专攻,不是每个招标代理机构都有自己的专业信息化团队。尤其在招投标信息化系统选型时,要找到一家专业、成熟、合适的建设单位未必是件轻而易举的事情,至少需要从以下五方面加以考量:首先是否有成熟的产品原型。如果有,是不是可以让我们先行试用一段时间,以检测其成熟度;其次是否有成功的应用业绩和失败的案例说明。如果有,是否允许去现场进行调研和演示;再次是否有稳定的项目团队,团队的人员配置是否合理,最好是信息技术、招标业务、法律咨询人员皆有为宜;四是项目建设单位规模和研发投入是否雄厚。一定量的单位规模和研发投入是确保高科技企业可持续发展的源泉。如果没有,说明该单位不具备相应的系统研发和保障能力;最后是该单位是否具有相关的资质证书。综上所述,如果企业没有时间和精力去做以上的工作,可以委托一家专业的信息咨询公司去帮助完成,出具咨询报告、配合系统选型,从而找到真正专业、成熟、合适的系统供应商。

  三、电子招投标的未来趋势

  党的十八届四中全会上通过了《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》,这是我国现代化建设过程中的重要篇章,也是完善社会主义制度的重要举措。为我们招投标行业依法实施招标,提供了精神动力,也为我们未来完善招标管理,理清了思路、开拓了眼界。就我个人理解,中国未来电子招投标的发展和趋势主要体现在以下五个方面:

  1.基于云平台的系统建设与数据共享。云平台系统建设与数据共享是信息化在信息服务、资源配置、动态优化以及数据共享领域的主要发展方向。面向海量数据的深度信息共享技术,将使企业和区域拥有更多可获资源和数据服务,进而提升其信息优势,扩充其信息利用和决策能力。招投标公共服务平台的建设就是体现了这样的一种发展思路,毕竟一家招标机构所代理的项目数量有限,在大部分专业的招标上往往是浅尝辄止。招标机构要想实现跨专业、跨行业的知识深度积累,需要几年甚至更长的时间。这不仅影响了招标代理机构的业务拓展能力,更给人们留下来了招标代理公司就是“招待公司”的不良印象。未来有能力的大型招标企业可以将自己的招标投标系统与公共服务平台进行对接,中小企业也完全可以依托公共服务平台实现数据的深度共享和利用,通过轻点鼠标就能分享、挖掘想要的任何招标投标信息,行业的专业化优势也就不言而喻了。

  2.基于以价值需求为导向的增值服务。首先必须弄清楚什么是价值?我们替别人招了一台空调,其实只是帮客户买了件东西,并没有创造多少价值,客户真正想要的是一个舒适、安心的办公宜居环境。“舒适”自不必说,“安心”不仅要买得便宜、质量要好、寿命也要长。如果将来空调用起来不舒适、不安心了,怎么办呢?谁又能提供额外的服务呢?这些都是价值需求链条的具体表现。未来的招投标行业已经不能简单地认为是一个行业了,如果要想多创造价值、获得更多利润,就必须能够提供增值服务、额外服务。就好比我们单位既能做招标,也能做造价还可以提供工程咨询,将来出了问题打官司,我们甚至还可以提供法律服务等。跨行业、多专业、一条龙的增值服务,将是未来招投标行业的发展趋势。要实现这个经营目标,背后就必然要有一个强大的信息支持系统,而这个系统的开发、设计、建设、整合能力就决定了招标代理机构的增值服务水平。

  3.基于效率与质量的分工合作模式。在招标行业我们经常会听到一个词,叫作“项目经理负责制”,就是项目经理要对整个招标项目直接负责。这个制度本身没什么问题,但在现实中往往演变成了“项目经理承包制”,所有走流程、写文件甚至订酒店都要项目经理亲力亲为,极大地耗费了项目经理的精力和时间。当遇到大工作量时,项目质量往往很难得到保证,异议、投诉也随之而来。根据亚当·斯密的经济学理论,效率提升的最有效方式就是实行分工合作,把项目经理从繁杂的事务性劳动中解放出来,集中精力去关注关键环节,比如制订招标方案、编写招标文件、审查评标报告等,把烦琐的事务性工作交给专门的事务性团队去完成。不仅可以大幅提高招标效率,更会对项目质量提升产生有益的影响,完成真正意义上的专业化运作。当然,要想实现这一运作目标,电子招投标系统的支持必不可少。

  4.基于人性化的用户体验。如今很多招投标系统都具备了强大的应用功能,不仅实现了电子化招投标,有的甚至还可以网上开标、评标。不得不说近几年我国招投标领域在信息化建设方面取得了丰硕成果。但在系统人性化设计和用户体验上我们还有很长的路要走,据不完全统计,80%的系统下马都是源于用户体验不够人性,操作界面过于复杂,审批流程过于冗长,不但没有提高效率,反而让使用者心生厌恶。久而久之,用的人越来越少,最后不得不优化升级或是推倒重建。好的系统并不一定是最先进、功能最多的,个人认为好的系统第一要务就是要好用,所谓好用就是要有人性化的用户体验,这样用的人才会越来越多,才会逐渐形成习惯,才会逐渐形成系统依赖,才会出现今天的淘宝、QQ、office等。同样,没有什么管理工具能比系统依赖更高效、更专业、更有前途了。当你的系统达到这一水平时,一切的效率问题都将迎刃而解,企业的软、硬实力也将变得无比强大。

  5.基于移动互联网络的系统应用。随着国家移动互联网的飞速发展,移动终端携带方便、随时可以获取信息的特点就广受人们喜爱。截至2015年12月移动互联网用户达到了惊人的8.99亿户。3G普及以前,移动互联网应用的主要领域在:短信、彩信、彩铃、手机邮箱、移动IM和手机音乐;3G启动以后,主要集中在移动搜索、手机支付、手机阅读、移动办公、手机电视(视频)、手机银行和位置服务等。由此可见,移动互联网已经深刻改变了人们的生活习惯,今后也必将改变我们的工作方式,目前基于移动终端的招投标系统应用还不多见,即使有也只是桌面系统的简单延伸。有分析师曾指出,移动设备的数量已经远远超过地球上的人口数量,下一个互联网的里程碑时代将在2018-2020年到来。相信在不久的将来,移动招投标系统有可能会逐渐取代桌面招投标系统,我们需要提高认识,早做安排。

  总之,电子招投标系统作为未来招投标行业发展的核心,在提升管理能力、发挥运营效率、打破信息盲区、防止越权办事、开展实时监督、保证市场秩序等方面均能够发挥积极的作用。目前,这项技术就像是一股蓬勃发展的历史洪流,席卷了整个中华大地,我们唯有抓住机遇、逆水行舟,才能摆脱束缚,跟上时代发展的步伐。

  作者:向杰(中国神华国际工程有限公司)

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